INCHECK  MOMENTEN

INLEIDING 

T.a.v. stress en werkdruk kan er een vorm van bedrijfsblindheid ontstaan zijn. Hoe goed je ook probeert om de organisatie in beeld te krijgen en te doorzien, nog kunnen er blinde vlekken zitten.

Om deze blinde vlekken te ontdekken en een burn-out bestendige organisatie te worden, heb je een aantal stappen nodig. Naast kennis over mentale vraagstukken, een burn-out medewerker en een periodieke apk, kan het helpen om meer bewustwording te creëren over de oorzaken van burn-out binnen de organisatie.

Om deze oorzaken boven water te krijgen kan het helpen om vaste incheck momenten te creëren. Momenten waarop medewerkers kunnen vertellen: hoe zij erbij zitten, wat hen bezighoudt, waar eventuele stress zit, wat er goed gaat en wat er beter kan.

Soms komen heel andere oorzaken aan het licht. Bepaalde inzichten over werkprocessen, druk, communicatieproblemen enz. zie je nu wel doordat je ze actief gaat opzoeken. Ook stress in de privésfeer kun je hier goed mee opsporen (maar daar zal ik apart bij stilstaan).

Hoe je deze incheckmomenten kunt organiseren en wat de voorwaarden zijn, beschrijf ik hieronder.

Veel plezier met lezen!!

SAMEN  

Voordat we überhaupt hiermee aan de slag gaan, zullen we eerst de
voorwaarden moeten scheppen waarbinnen we de veiligheid voelen om dit uit te spreken. De vraag of de organisatie deze kritiek kan verdragen is denk ik relevant. Wordt er serieus omgegaan met de nieuwe inzichten of verdwijnt het in een lade en kijken we er nooit meer naar om?

We willen bereiken dat we samen durven open te staan en de risico’s binnen de organisatie durven te benoemen. Hoe dat te bereiken zal ik in een apart stuk beschrijven maar voor nu is het goed om door te gaan op het organiseren van de incheckmomenten.

VERANDEREN 

Binnen elk (e):

– team

-organisatie

-afdeling

kun je deze momenten op verschillende manieren inrichten. Je zou ze:

-actief kunnen creëren, bijvoorbeeld aan het einde van de week. Je gaat dan de medewerkers langs om te vragen hoe ze erbij zitten. Sommige mensen hebben een drempel om met hun ideeën of problemen te komen. Dan kan het actief opzoeken helpen om toch te vertellen wat er aan de hand is.

-op een vast moment in de week/maand kunnen houden. Je creëert dan een inloop uur. Ook dit werkt drempelverlagend. Immers de medewerkers weten jou te vinden, omdat je op een vaste plek zit. Ook kunnen medewerkers van tevoren nadenken over wat hen dwars zit en zo nadenken over hun problemen en wellicht ook al een oplossing bedenken.

-als vast onderwerp tijdens een overleg of een vergadering. Zodat je de mensen de ruimte geeft om het hierover te hebben en hierover van gedachten te wisselen.

Sommige mensen zullen aan een enkel gesprek genoeg hebben. Anderen hebben meerdere gesprekken nodig om tot een oplossing te komen. Je hebt dan een coach nodig die dat kan begeleiden.

Ook zul je deze momenten niet altijd nodig hebben. Vooral in de drukke periode hebben deze momenten hun nut. Maar in de rustigere periode zijn deze incheck momenten wellicht minder nodig.

GROEIEN 

Het succes van dit beleid staat of valt met respect. Zowel voor degene die een probleem heeft, als degene die het incheck moment organiseert. Vanuit dit respect, kan je groeien naar een organisatie waarbinnen ruimte is voor het open en eerlijk durven uiten van je problemen.

Het open op tafel leggen van problemen is erg kwetsbaar. Mensen lopen er niet zomaar mee te koop en ook voor de organisatie is het niet per se leuk om te horen dat dingen niet goed gaan.

Toch zul je merken dat de organisatie groeit wanneer mensen zich durven te uiten. Je groeit naar een organisatie van SAMEN i.p.v. alleen.

Uiteindelijk kunnen deze momenten een vaste waarde krijgen binnen de organisatie. Momenten waarop mensen even hun probleem kunnen uitten.

VERTROUWEN 

Als je een sfeer weet te creëren waarin mensen ook hun werkdruk en stressproblemen durven te uitten, dan schept dat enorm veel vertrouwen.

Mensen voelen zich gehoord, gezien en uiteindelijk zal burn-out minder voorkomen.

SAMENVATTEND

Organiseer deze momenten, en je zult tot andere inzichten komen.